Quando uma obra apresenta atraso, abandono, defeitos ou serviços diferentes do contratado, os documentos ajudam a demonstrar o que foi combinado, quanto foi pago e quais prejuízos foram causados.

Não existe uma lista única aplicável a todos os processos. Os documentos necessários dependem do problema, das pessoas envolvidas e do pedido que será apresentado. Ainda assim, reunir as provas desde o início pode facilitar a identificação do responsável e evitar que informações importantes sejam perdidas.

O contrato é indispensável?

O contrato é um dos documentos mais importantes, mas sua ausência não impede automaticamente a análise do caso.

Além do contrato assinado, podem ajudar a comprovar a contratação:

• proposta comercial;
• orçamento aprovado;
• mensagens e e-mails;
• comprovantes de pagamento;
• notas fiscais;
• recibos;
• ordens de serviço;
• cronogramas;
• documentos enviados pelo profissional.

Esses registros podem demonstrar qual serviço foi contratado, o preço, os prazos, as responsabilidades e as condições de encerramento.

Quando não existe contrato escrito, será necessário reconstruir o conteúdo da contratação por meio das demais provas disponíveis.

Quais documentos mostram o que deveria ser entregue?

Para comparar o serviço contratado com o resultado da obra, o cliente deve reunir:

• projeto de arquitetura;
• projeto estrutural;
• projetos elétricos e hidráulicos;
• projeto executivo;
• memorial descritivo;
• especificação de materiais;
• planilhas de orçamento;
• cronograma físico e financeiro;
• imagens ou referências aprovadas;
• versões e revisões dos projetos;
• aditivos contratuais;
• registros das alterações solicitadas.

É importante preservar todas as versões recebidas. Em determinadas situações, o problema pode estar relacionado ao uso de um projeto antigo ou a uma alteração que não foi comunicada à equipe de execução.

ART e RRT são importantes?

Sim. Esses documentos ajudam a identificar as atividades técnicas registradas e os profissionais responsáveis por elas.

A Anotação de Responsabilidade Técnica é utilizada em atividades de engenharia e integra os contratos de execução de obras ou prestação de serviços profissionais sujeitos ao sistema Confea/Crea.

O Registro de Responsabilidade Técnica identifica atividades de Arquitetura e Urbanismo, como elaboração de projetos, execução de obras e outros serviços técnicos.

ART e RRT não determinam, sozinhas, quem causou o problema. Elas devem ser analisadas juntamente com o contrato, o escopo e a atuação efetiva de cada participante.

Quais comprovantes financeiros devem ser guardados?

Os documentos financeiros ajudam a demonstrar quanto foi pago e quais despesas surgiram por causa do problema.

O cliente deve reunir:

• comprovantes de PIX e transferências;
• boletos;
• recibos;
• notas fiscais;
• extratos bancários;
• comprovantes de compra de materiais;
• pagamentos de mão de obra;
• orçamentos para correção;
• despesas com laudo técnico;
• valores pagos a outro profissional;
• aluguel ou hospedagem adicional;
• gastos com móveis e equipamentos danificados.

Sempre que possível, cada pagamento deve ser relacionado à etapa ou ao serviço correspondente.

Transferências sem identificação podem exigir mensagens, recibos ou outros registros que expliquem sua finalidade.

Fotografias e vídeos podem ser utilizados?

Sim. Fotografias e vídeos ajudam a registrar o andamento da obra, os serviços incompletos e os defeitos encontrados.

É recomendável produzir:

• imagens gerais de cada ambiente;
• fotografias próximas do defeito;
• vídeos mostrando a extensão do problema;
• registros realizados em datas diferentes;
• imagens anteriores ao início da obra;
• fotografias durante a execução;
• registros antes de qualquer reparo.

Os arquivos originais devem ser preservados. Evite manter apenas imagens recortadas, editadas ou reenviadas por aplicativos, pois isso pode eliminar informações relevantes.

As imagens demonstram a aparência do problema, mas nem sempre esclarecem sua origem. Em questões técnicas, pode ser necessário um relatório ou laudo.

Mensagens de WhatsApp servem como prova?

As conversas podem demonstrar prazos prometidos, alterações solicitadas, reclamações, reconhecimento de defeitos e tentativas de solução.

Devem ser preservados:

• histórico completo da conversa;
• identificação dos participantes;
• datas e horários;
• arquivos enviados;
• áudios;
• projetos encaminhados;
• respostas às reclamações;
• promessas de retorno ou reparo.

Capturas isoladas podem retirar a mensagem de seu contexto. Por isso, é recomendável guardar a conversa completa e, quando necessário, avaliar formas adicionais de comprovar sua autenticidade.

O Código de Processo Civil permite que as partes utilizem meios legais e moralmente legítimos para demonstrar os fatos, incluindo documentos físicos e eletrônicos. Também prevê que os documentos destinados a comprovar as alegações sejam apresentados pelas partes no processo.

Quando é necessário um laudo técnico?

O laudo pode ser importante quando o problema depende de conhecimento especializado.

Ele pode ajudar a esclarecer:

• qual defeito foi identificado;
• sua possível origem;
• se o projeto foi seguido;
• se houve falha de execução;
• se os materiais eram adequados;
• quais áreas foram atingidas;
• quais reparos são necessários;
• o custo estimado da correção;
• se existe risco para o imóvel.

Um orçamento informa quanto uma empresa cobrará pelo reparo, mas não necessariamente explica a causa do problema. Por isso, orçamento e laudo possuem finalidades diferentes.

Se houver processo, também poderá ser realizada uma perícia judicial por profissional nomeado pelo juiz.

É importante guardar as reclamações feitas?

Sim. O cliente deve preservar os registros das tentativas de solução, incluindo:

• e-mails enviados;
• protocolos de atendimento;
• notificações;
• mensagens;
• respostas da empresa;
• relatórios de vistoria;
• propostas de reparo;
• novos cronogramas;
• termos de acordo;
• datas das tentativas realizadas.

Esses documentos podem demonstrar quando o responsável tomou conhecimento do problema e quais soluções foram apresentadas.

Quando configurada uma relação de consumo, o Código de Defesa do Consumidor prevê alternativas diante de vícios na prestação do serviço, como reexecução, restituição do valor pago ou abatimento proporcional, conforme o caso.

O que fazer antes de contratar outra equipe?

Antes de permitir que outro profissional altere a obra, o cliente deve registrar o estado em que ela foi deixada.

Sempre que possível, devem ser produzidos:

• fotografias e vídeos detalhados;
• levantamento dos serviços executados;
• relação das etapas pendentes;
• inventário dos materiais existentes;
• relatório de vistoria;
• orçamento para conclusão;
• avaliação dos defeitos;
• registro dos reparos emergenciais.

Quando a nova equipe abre paredes, remove revestimentos ou substitui instalações, parte das evidências pode desaparecer.

Testemunhas ajudam?

Testemunhas podem contribuir para explicar fatos que não ficaram registrados, como períodos de paralisação, condições da entrega, visitas realizadas e conversas presenciadas.

Entretanto, a prova testemunhal não substitui automaticamente documentos técnicos, comprovantes de pagamento ou projetos.

O nome e o contato de pessoas que acompanharam a obra devem ser preservados, como:

• moradores;
• funcionários;
• vizinhos;
• síndico;
• fornecedores;
• membros da equipe;
• outros profissionais.

Como organizar os documentos?

Uma organização simples pode separar os arquivos nas seguintes pastas:

1. contrato e proposta;
2. projetos e revisões;
3. ARTs e RRTs;
4. pagamentos;
5. fotografias e vídeos;
6. mensagens e e-mails;
7. reclamações e notificações;
8. laudos e relatórios;
9. orçamentos de reparo;
10. comprovantes dos prejuízos.

Também é útil preparar uma linha do tempo com as datas principais:

• contratação;
• início dos serviços;
• pagamentos;
• alterações;
• paralisações;
• aparecimento dos defeitos;
• reclamações;
• tentativas de reparo;
• contratação de outra equipe.

Essa organização ajuda a compreender o caso e a identificar documentos ainda ausentes.

É possível iniciar um processo sem todos os documentos?

Pode ser possível, mas isso depende das provas disponíveis e do que se pretende pedir.

A falta de contrato, laudo ou nota fiscal não encerra automaticamente a análise. Outros elementos podem demonstrar a contratação e os prejuízos.

Entretanto, iniciar uma cobrança sem preservar documentos importantes pode dificultar a identificação do responsável e o cálculo dos valores. Por isso, o ideal é organizar as provas antes de realizar alterações relevantes na obra.

Perguntas frequentes